Manter o CNPJ regularizado é fundamental para garantir o funcionamento legal e financeiro de qualquer empresa no Brasil.
Quando há pendências cadastrais, fiscais ou tributárias, o negócio pode enfrentar sérios problemas, como bloqueio de notas fiscais, perda de crédito, restrições bancárias e até desenquadramento do regime tributário.
A boa notícia é que regularizar pendências no CNPJ é um processo possível e, com o apoio de uma contabilidade especializada, pode ser feito de forma rápida e segura.
Neste artigo, a Gescontil Contabilidade explica o que causa essas pendências, como identificá-las e quais são os passos para deixar sua empresa novamente em dia com a Receita Federal.
O que são pendências no CNPJ
As pendências no CNPJ são irregularidades registradas pela Receita Federal, Junta Comercial ou outros órgãos fiscais que indicam que a empresa deixou de cumprir alguma obrigação legal.
Essas pendências podem variar de simples atrasos no envio de declarações até débitos tributários e problemas cadastrais.
De modo geral, existem três tipos principais de pendências:
Pendências cadastrais: Ocorrem quando há inconsistências nos dados da empresa, como endereço desatualizado, sócios não informados corretamente ou CNAE incorreto.
Pendências fiscais: Relacionadas à falta de entrega de obrigações acessórias, como DCTF, SPED Fiscal, EFD Contribuições, DEFIS, GFIP ou declaração de IRPJ.
Pendências financeiras: Resultam de impostos não pagos ou parcelamentos em atraso, como DAS, DARF, ICMS ou contribuições previdenciárias.
Quando essas irregularidades não são corrigidas, a empresa pode ter o CNPJ suspenso, inapto ou até baixado, dependendo da gravidade e do tempo de inatividade.
Como saber se o CNPJ tem pendências
O primeiro passo para resolver o problema é identificar quais pendências estão registradas no CNPJ. Isso pode ser feito de diferentes formas:
- Consulta no site da Receita Federal: No portal oficial é possível verificar a situação cadastral da empresa informando o número do CNPJ. O sistema exibirá se ele está “ativo”, “suspenso”, “inapto” ou “baixado”.
- Consulta no e-CAC: Acessando o Centro Virtual de Atendimento (e-CAC) da Receita Federal com o certificado digital, é possível visualizar débitos, pendências de declarações e notificações fiscais.
- Verificação estadual e municipal: Alguns débitos e obrigações são controlados pelas Secretarias de Fazenda e Prefeituras, como ICMS e ISS. É importante consultar também os portais desses órgãos para garantir que não há dívidas em aberto.
Com essas informações em mãos, o próximo passo é organizar a regularização, priorizando o que está pendente há mais tempo ou pode gerar multas mais altas.
Situações comuns que deixam o CNPJ irregular
Diversos fatores podem levar uma empresa a ter pendências no CNPJ. Os mais comuns são:
- Falta de entrega de declarações obrigatórias (SPED, DEFIS, DCTF, ECD, ECF etc.);
- Atraso no pagamento de tributos, como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS ou DAS;
- Inatividade sem comunicação ao Fisco;
- Cadastro desatualizado na Receita Federal;
- Encerramento irregular da empresa, sem baixa formal;
- Erros de CNAE ou divergência entre atividade real e registrada.
Ignorar esses problemas pode resultar na inaptidão do CNPJ, situação em que a empresa não pode emitir notas fiscais, movimentar contas bancárias nem participar de licitações ou contratos com fornecedores.
Etapas para regularizar pendências no CNPJ
O processo de regularização exige cuidado e acompanhamento técnico, já que envolve órgãos federais, estaduais e municipais.
Abaixo, veja o passo a passo que a Gescontil Contabilidade recomenda seguir para colocar a empresa em dia.
1. Levantamento das pendências
O contador deve realizar uma análise detalhada das pendências cadastrais, fiscais e financeiras.
Na prática, isso inclui verificar o extrato fiscal da Receita Federal, obrigações acessórias em atraso e débitos tributários.
2. Entrega de declarações atrasadas
Caso a empresa tenha deixado de enviar declarações, é necessário regularizar o envio o quanto antes. Cada declaração em atraso gera multa automática, que aumenta com o tempo. Entre as mais comuns estão:
- DCTF e DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
- ECD e ECF (Escrituração Contábil Digital e Fiscal);
- DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, para empresas do Simples Nacional).
O envio dessas obrigações é essencial para que o sistema da Receita reconheça que a empresa voltou a operar de forma regular.
3. Pagamento ou parcelamento de débitos
Após identificar os débitos em aberto, a empresa pode efetuar o pagamento à vista ou solicitar o parcelamento dos tributos.
O parcelamento pode ser feito diretamente pelo e-CAC ou via Programa de Regularização Tributária, permitindo dividir o valor em até 60 vezes, dependendo do tipo de dívida.
É importante que o pagamento seja feito com o número de CNPJ correto e o código de receita correspondente, para que os valores sejam abatidos corretamente.
4. Atualização de dados cadastrais
Pendências cadastrais também precisam ser corrigidas. Isso inclui atualizar endereço, e-mail, telefone, CNAE ou quadro societário.
Essas alterações são feitas através do Coletor Nacional da Receita Federal, com posterior registro na Junta Comercial do estado. A regularização cadastral é essencial para manter a comunicação com os órgãos fiscais e evitar problemas futuros.
5. Solicitação de reativação do CNPJ (se for inapto)
Se o CNPJ estiver com status “inapto”, é necessário solicitar a reativação junto à Receita Federal após resolver todas as pendências.
A reativação só é possível quando todas as declarações atrasadas são entregues e as dívidas quitadas ou parceladas. Em casos de baixa indevida, é possível solicitar a reversão, desde que a empresa ainda exista juridicamente.
Consequências de manter o CNPJ irregular
Manter um CNPJ com pendências pode causar sérios prejuízos à empresa. Além da perda de credibilidade, há implicações diretas:
- Impedimento de emitir notas fiscais e participar de licitações;
- Bloqueio de crédito e contas bancárias;
- Cobrança judicial de tributos em atraso;
- Multas elevadas e juros acumulados;
- Baixa automática do CNPJ pela Receita Federal após cinco anos de inatividade.
Essas sanções dificultam a continuidade do negócio e, em casos extremos, podem levar ao encerramento das atividades. Por isso, manter a contabilidade em dia e acompanhar periodicamente a situação fiscal é indispensável.
Como evitar novas pendências no futuro
Depois de regularizar o CNPJ, é importante adotar uma rotina de controle e acompanhamento fiscal para evitar que as pendências voltem a ocorrer. Veja algumas boas práticas:
- Mantenha a contabilidade atualizada, com o envio das declarações nos prazos legais;
- Acompanhe o e-CAC e as notificações da Receita Federal regularmente;
- Atualize o cadastro da empresa sempre que houver mudanças;
- Pague os tributos em dia, utilizando sistemas automatizados;
- Conte com uma contabilidade de confiança para orientar e prevenir irregularidades.
A Gescontil Contabilidade atua de forma consultiva, utilizando tecnologia e acompanhamento constante para garantir que seus clientes mantenham o CNPJ sempre regularizado, evitando surpresas com o Fisco.
Conclusão
Regularizar pendências no CNPJ é essencial para garantir a legalidade, credibilidade e saúde financeira da empresa. Mesmo que o processo envolva diferentes órgãos e etapas burocráticas, com o apoio de uma contabilidade especializada tudo se torna mais simples e seguro.
A Gescontil Contabilidade auxilia empresas de todos os portes a diagnosticar pendências, enviar declarações, parcelar débitos e reativar o CNPJ, garantindo tranquilidade fiscal e segurança jurídica.
Se o seu CNPJ está com problemas ou você deseja evitar futuras complicações, fale com a Gescontil Contabilidade. Nossa equipe está pronta para ajudar sua empresa a ficar 100% regularizada e livre de pendências com o Fisco.
